März 2026 · Hanware Redaktion · 6 Minuten Lesezeit
Punkt 1: Die Verfahrensdokumentation
Wenn der Prüfer kommt, ist sie das Erste, wonach er fragt. Eine schriftliche Beschreibung Ihrer digitalen Prozesse vom Beleg bis zur Aufbewahrung. Fehlt sie, verlieren auch sauberste Daten an Beweiskraft — und der Prüfer ist gleich misstrauisch.
Inhalt: Wer erfasst was wann? Wo wird gespeichert? Wie lange? Wie sieht das Berechtigungskonzept aus? Welche Schnittstellen gibt es? Wie werden Belege archiviert?
Punkt 2: Unveränderbarkeit
Ein gebuchter Beleg darf nicht spurlos verändert werden. In Hanware Business heißt das: jede Storno wird als neuer Beleg mit Referenz auf den ursprünglichen geführt. Der ursprüngliche Beleg bleibt unverändert. Bei E-Rechnungen ist das XML-Original im DMS abgelegt.
Punkt 3: Zeitgerechte Buchung
"Zeitgerecht" heißt im GoBD-Sprech: in der Regel innerhalb von 10 Tagen nach Beleganfall. Wer Monate nachträglich bucht, bekommt Probleme — gerade bei Kassen-Belegen mit TSE-Zeitstempel ist das sofort sichtbar.
Punkt 4: Datenzugriff Z1/Z2/Z3
Bei der Prüfung darf der Prüfer einen von drei Zugriffsarten wählen:
- Z1 — unmittelbarer Zugriff: er sitzt vor Ihrem System und liest selbst
- Z2 — mittelbarer Zugriff: Sie ziehen ihm Berichte
- Z3 — Datenträgerüberlassung: Sie geben ihm eine DSFinV-K-/GoBD-Datei mit
Hanware kann alle drei.
Punkt 5: Aufbewahrungsfristen
Buchungsbelege 10 Jahre, Handelsbriefe 6 Jahre, jeweils elektronisch unveränderbar. Hanware DMS legt alle Belege im PDF/A-3-Format mit Prüfsumme ab.
Wo die meisten Mittelständler scheitern
Erfahrungswert aus über 50 begleiteten Prüfungen: 4 von 10 Betrieben haben keine Verfahrensdokumentation. 3 von 10 lassen ihre Excel-Listen mit Forderungen unprotokolliert. Und fast jeder zweite Gastronom hat in den ersten TSE-Wochen Vorgänge verloren, weil das Zusammenspiel zwischen Kasse und TSE nicht sauber war.
Was Sie tun sollten
- Verfahrensdokumentation erstellen (Vorlage stellt Hanware gern bereit)
- Jährlich aktualisieren — Datum drauf, Verantwortliche eintragen
- DSFinV-K-Test einmal pro Quartal — Datei lesen lassen
- Mitarbeiter schulen — was darf wer ändern, was nicht
